Lucruri utile pe care le poti face cu Google Drive de care probabil nu stiai

Dacă vă gândiți la Google Drive ca la un simplu loc pentru a va salva fișierele dvs., probabil nu stiti de unele posibilități destul de puternice ale serviciului.

Drive deține tot felul de instrumente utile pentru colectarea informațiilor, lucrul cu date, organizarea datelor tale virtuale și partajarea lucrurilor cu altii. În unele cazuri, opțiunile sunt încorporate direct în Drive; în altele, acestea necesită puțin ajutor de la o aplicație sau un serviciu tert.

Cu toate acestea, toate au un lucru în comun: sunt chiar acolo și abia așteaptă să fie folosite. Tot ce trebuie să faceți este să le descoperiți.

Iată cateva moduri în care Drive vă poate face zilele un pic mai ușoare – și deschid calea către o săptămână mai productivă, fără probleme.

Scanare documente

Puteti sa scanați documentele și chitanțele direct în Drive cu aplicația Google Drive pentru Android. Trebuie doar să deschideți aplicația, să atingeți simbolul plus în colțul din dreapta jos și să selectați „Scanare” – sau sa salvați câțiva pași apăsând lung pictograma aplicației și selectând „Scanare” chiar in acel moment. De asemenea, puteți trage și plasa opțiunea „Scanare” pe ecranul de start sau puteți utiliza widgetul Drive pentru acces la cerere, cu un singur acces.

Indiferent de modalitatea aleasa, Drive vă va salva imaginea în format PDF și va face ca textul său să poata fi căutat pentru descoperiri viitoare. (opțiunea nu este disponibilă în aplicația iOS pentru Drive.)

Salvare pagini web

Cu Google Drive puteti sa salvați orice pagină web, imagine, fișier sau captură de ecran direct din browserul dvs. în Drive utilizând extensia oficială Salvare pe Google Drive disponibila pe magazinul Chrome. Cu extensia activata, puteți face clic dreapta (sau clic Ctrl, pe un Mac) pe orice hyperlink pentru a salva pagina  pe PC-ul dvs. sau faceți clic pe pictograma din colțul din dreapta sus al browserului pentru a captura și salva o captură de ecran a vizualizării dvs. actuale.

Editare documente PDF

Aveți un fișier PDF pe care trebuie să îl editați ca un document obișnuit? Fără probleme: faceți clic dreapta (sau clic pe Ctrl) pe numele fișierului pe site-ul Drive și apoi treceți peste opțiunea „Deschideți cu”. Selectați „Google Docs” din lista care apare și, în câteva momente, Drive va converti PDF-ul dvs. în text simplu și îl va deschide ca nou document Google.

Dacă marcarea, evidențierea, adnotarea sau semnarea unui fișier PDF real este urmatorul lucru pe care vreti sa il facei, adăugați aplicația DocHub în contul Google. Acest lucru vă va permite să deschideți PDF-uri direct de pe Drive, utilizând aceeași opțiune „Deschideți cu” și apoi să folosiți editorul cu ecran complet reminiscent Docs al serviciului pentru a edita PDF-ul în orice mod doriți. După ce ați terminat, puteți salva fișierul înapoi în Drive sau îl puteți descărca pe computer.

DocHub este gratuit pentru utilizare de bază, existand si o opțiune de actualizare de 5 luni pe lună pentru editare nelimitată și alte opțiuni avansate.

Editare documente Office/Open Office

Drive vă permite acum să editați fișiere Microsoft Office – nu este necesar un software specializat sau conversii contracost. Trebuie doar să trageți documentul, foaia de calcul sau prezentarea pe site-ul Drive, faceți clic pe numele fișierului în colțul din dreapta jos al ecranului dvs. odată terminata încărcarea în câteva secunde, fișierul se va deschide în un editor in modul de compatibilitate Office.

Preferi sa lucrezi folosind aplicatia Documente, chiar și când un fișier Office îți este trimis? Te poti descurca usor: faceți clic pe pictograma în formă de rotita din colțul din dreapta sus al Drive, selectați „Setări”, apoi bifați caseta de lângă opțiunea „Conversie fișiere încărcate în format editor Google Docs”. Data viitoare când plasati un fișier Word, Excel sau PowerPoint în Drive, serviciul va omite interfața Modul de compatibilitate și va transforma fișierul Office chiar în format Google Docs și îl va deschide acolo.

Protejare fisiere

Daca aveti documente cu informatii sensibile le puteti implementa protecție suplimentară, executand o comanda in Drive pentru a încarca fișierele cu criptare și apoi să solicitați o parolă pentru accesul viitor. Secretul se află în suplimentul gratuit Secure File Encryption Drive: instalează pur și simplu aplicația, urmează pașii pentru a o autoriza – și apoi, când ești gata să încarci ceva nou, faceți clic pe butonul „Nou” din partea superioară a Google Drive. în colțul dreapta, treceți peste „Mai mult” și selectați „Securizarea fișierelor criptare” din meniul care apare.

Organizare avansata de fisiere

Google Docs vă permite să reveniti la diferite versiuni ale unui document, în cazul în care trebuie să vedeți sau să restaurați lucrările dintr-un punct anterior. Puteți urmări același model și menține mai multe versiuni ale oricărui fișier din Google Drive – un PDF, o imagine, o arhivă, un fișier audio, îl numiți – pentru referință ușoară și restaurare ulterioară. Pentru a începe, faceți clic dreapta (sau clic Ctrl) pe un fișier din Drive și selectați „Gestionare versiuni”. Faceți clic pe butonul „Încărcați versiunea nouă” și încărcați noua versiune a fișierului, apoi repetați acest proces după cum este necesar în timp. Drive va afișa doar un singur fișier în interfața sa principală, dar când faceți clic dreapta (sau clic Ctrl) pe fișier și selectați „Gestionați versiunile”, veți putea vedea și descărca toate versiunile diferite pe care le-ați creat.

Rețineți că în mod implicit, doar 100 de versiuni mai vechi sunt salvate – iar versiunile mai vechi sunt șterse după 30 de zile. Puteți aplica o comanda pentru Google Drive să salveze o versiune pe termen nedefinit, făcând clic pe pictograma meniului cu trei puncte de lângă numele fișierului și selectând „Mențineți pentru totdeauna” din meniul care apare.

Google Drive poate de asemenea sa coloreze folderele voastre dupa un anumit cod pentru a le face ușor identificabile dintr-o singură zonă de stocare. Faceți clic dreapta (sau clic Ctrl) pe orice folder și căutați opțiunea „Schimbare culoare”.

Nu uitați că, pe lângă faptul că puteți căuta text în fișiere PDF, Drive poate găsi imagini stocate printr-o căutare dupa cuvinte cheie. Introduceți orice căutați în caseta de căutare din partea de sus a site-ului – „apus”, „computer”, chiar și o culoare specifică, cum ar fi albastru – și apoi faceți clic pe săgeata orientată în jos în caseta de căutare și setați optiunea „Fotografii și imagini”. Drive vă va afișa fiecare imagine care se potrivește cu descrierea introdusă.

Daca ramaneti fara spatiu de stocare aveti la dispozitie cateva optiuni pentru a sterge fisiere de care nu mai aveti nevoie. Drive poate să identifice cele mai mari fișiere, astfel încât să puteți vedea ce va ocupa spațiul de stocare și să lucrați pentru a face mai mult loc. Căutați cuvântul „Stocare” în partea stângă a ecranului și faceți clic pe zona directă de sub el, unde este afișat spatiul total de stocare curent. Asigurați-vă că săgeata de lângă „Spațiu de stocare utilizat” este îndreptată în jos pe ecranul care apare în continuare – și dacă nu este așa, faceți clic pe ea pentru a-și schimba direcția. Toate fișierele dvs. Drive vor apărea în ordinea dimensiunii lor, începând cu cele mai mari și scăzând de acolo.

Partajare avansata

dacă aveți un cont G Suite plătit, puteți opta ca un fișier din spatiul de stocare Drive să fie disponibil pentru altcineva doar pentru o perioadă limitată de timp. Faceți clic dreapta (sau clic Ctrl) pe fișier și selectați „Partajare”, apoi tastați numele sau adresa de e-mail a persoanei cu care doriți să partajați fisierul și faceți clic pe butonul „Trimite”. După ce ați făcut acest lucru, întoarceți-vă în același meniu de partajare, iar de data aceasta, faceți clic pe „Advanced”. Vedeți pictograma cronometru de lângă numele persoanei cu care ati decis sa partajati fisierul ? Faceți clic pe aceasta și veți putea să setați o dată la care accesul lor va expira. Asigurați-vă că faceți clic pe butonul „Salvați modificările” după ce ați terminat.