Daca ai un job ce presupune lucrul la birou, comunicarea prin email a devenit probabil extrem de importanta. Cel putin la serviciu, email-ul este cea mai folosita metoda de transmitere a mesajelor sau a altor informatii de business. Trimitem si primim zeci de email-uri in fiecare zi si de cele mai multe ori, aceasta activitate ne consuma o mare parte din timpul petrecut la birou.
Daca Gmail este serviciul pe care-l folosesti cel mai des la serviciu, atunci iti va prinde bine sa stii cateva trucuri care te vor ajuta sa-ti cresti productivitatea.
Anuleaza un email trimis deja
De cate ori ti s-a intamplat sa trimiti un email gresit? Sa trimiti un document eronat sau incomplet poate nu este chiar atat de grav, dar ce se intampla daca trimiti din greseala informatii confidentiale unui alt destinatar? O astfel de eroare poate crea o impresie neplacuta, iar in unele cazuri iti poate chiar distruge cariera.
Mergand pe principiul celei de-a doua sanse, Gmail a creat o functie prin care iti poti repara greseala, cu conditia sa-ti dai seama de eroare in 30 de secunde.
Asadar, daca ai apasat deja butonul ”Send/Trimite” , ai 30 de secunde la dispozitie sa deturnezi ajungerea la destinatie a email-ului respectiv. Pentru a face acest lucru, acceseaza pagina de ”Setari”, apoi seteaza perioada de anulare a trimiterii email-ului asa cum iti doresti (de la 5-30 de secunde), asa cum arata imaginea de mai jos.
Modul confidential
Atunci cand nu vrei ca destinatarul sa trimita mai departe email-ul tau, exista posibilitatea sa activezi Modul confidential. Pentru a realiza acest lucru, atunci cand deschizi un nou email, in partea de jos a ecranului, langa butonul de Send/Trimite, exista o iconita cu un lacat care se numeste ”Activeaza/Dezactiveaza modul confidential”. Apasand acea iconita poti seta apoi data de expirare pentru mesaje sau pentru a revoca oricand accesul destinatarului la respectivul email. Optiunile de redirectionare, copiere, printare si descarcare vor fi dezactivate pentru destinatarii mesajului confidential.
Activarea comenzilor rapide de la tastaura
Pentru a fi mai rapid si mai productiv, poti folosi tastatura pentru a citi si trimite email-urile tale. Pentru a face acest lucru, trebuie sa activezi functia ”Comenzi rapide de la tastatura” din pagina de ”Setari” .
O data activata functia, poti folosi urmatoarele comenzi de la tastatura:
- Daca ai informatii in doua email-uri diferite si trebuie sa jonglezi intre cele doua email-uri, poti apasa tasta ”N” daca vrei sa citesti urmatorul email sau tasta ”P” daca vrei sa citesti mesajul anterior.
- Ca sa trimiti un email pe care l-ai compus deja, poti apasa comanda ”Ctrl+Enter”.
Cautare avansata
Daca folosesti cautarea simpla in Gmail si iti este destul de greu sa gasesti rapid in email-urile tale, atunci e timpul sa incepi sa folosesti functia ”Cautare avansata”. Prin acesta functie poti gasi foarte usor un anume email din sutele sau miile de email-ul din Inbox-ul tau, folosing diverse filtre. E foarte simplu sa faci acest lucru, apasand sageata care apare in casuta ”Cauta in email-uri”.
Insereaza fisiere din Google Drive
Daca ai de trimis fisiere mari din Google Drive, Gmail iti ofera posibilitatea de a face asta. Atunci cand vrei sa compui un nou email, apasa pe iconita de Google Drive din bara de jos si ataseaza documentul de care ai nevoie.
Daca vrei sa descoperi mai multe trucuri ce te vor ajuta sa fii mai productiv citeste articolul dedicat de pe Risco.ro
