Regista, platforma de digitalizare utilizată în peste 1.200 de instituții publice din România și lider de piață pe segmentul unităților administrativ-teritoriale, anunță lansarea modulului eSemnătură. Noua funcționalitate permite semnarea documentelor în mod electronic direct în platformă, de la înregistrare până la arhivare, fără imprimare, semnătură pe hârtie sau scanare ulterioară.
- Un pas decisiv spre digitalizarea completă a proceselor interne
- Fluxuri digitale fără hârtie: semnare direct în Regista
- Securitate și conformitate: parteneriat cu Namirial
- Colaborare între compartimente și transparență în administrație
- Impact imediat pentru cele 1.200 de instituții care folosesc Regista
Modulul este dezvoltat în conformitate cu Legea 214/2024 și cu normele europene eIDAS, oferind un cadru legal clar pentru utilizarea semnăturii electronice în administrația publică și reducând riscurile asociate fluxurilor pe hârtie.
Un pas decisiv spre digitalizarea completă a proceselor interne
Noul modul eSemnătură este gândit ca o verigă lipsă în lanțul de digitalizare a instituțiilor publice, permițând ca întregul proces – de la generarea documentului până la semnare și arhivare – să se desfășoare exclusiv în mediul electronic.
Instituțiile pot folosi în Regista toate tipurile de semnătură electronică necesare în activitatea curentă:
- semnătură electronică simplă, pentru documente interne cu nivel redus de risc;
- semnătură electronică calificată cu token USB, pentru documentele ce necesită un nivel ridicat de siguranță;
- semnătură electronică calificată în cloud, pentru scenarii în care mobilitatea și accesul rapid sunt esențiale.
Modulul este compatibil cu token-urile deja utilizate în instituții și este integrat cu semnăturile calificate oferite gratuit funcționarilor de Serviciul de Telecomunicații Speciale (STS), precum și cu principalii furnizori privați de pe piața locală și europeană, precum CertSign, DigiSign sau TransSped.
În plus, abordarea digitală susține cerințele de eficiență și sustenabilitate din Hotărârea de Guvern 709/2025, care obligă instituțiile publice să reducă consumul de hârtie și energie.
Fluxuri digitale fără hârtie: semnare direct în Regista
Prin modulul eSemnătură, instituțiile publice pot configura și urmări digital fluxurile de aprobare și semnare a documentelor. Semnarea are loc direct în Regista, fără export, tipărire sau reîncărcare a fișierelor.
Printre funcționalitățile cheie se numără:
- semnare secvențială, în ordinea stabilită de instituție, în funcție de traseul de avizare;
- notificarea automată a semnatarilor pentru fiecare document primit electronic;
- actualizări în timp real în platformă, pe măsură ce documentul avansează în flux;
- posibilitatea de a atașa note informative pentru semnatari, pentru clarificări sau verificări suplimentare.
Astfel, instituțiile nu mai sunt nevoite să gestioneze paralel documentele pe hârtie și în format electronic și pot renunța la scanări, plimbarea fizică a dosarelor sau arhivarea în format mixt, ceea ce reduce semnificativ timpii de lucru și costurile operaționale.
Securitate și conformitate: parteneriat cu Namirial
Modulul eSemnătură este dezvoltat de Regista în parteneriat cu Namirial, unul dintre principalii furnizori europeni de servicii de încredere și certificate calificate conform regulamentului eIDAS.
Această colaborare asigură:
- respectarea celor mai înalte standarde de securitate a datelor;
- utilizarea unor certificate calificate recunoscute la nivel european;
- trasabilitate completă a operațiunilor de semnare și a identității semnatarilor;
- interoperabilitate cu furnizorii locali și europeni de semnături electronice.
În plus, modulul de semnătură este aliniat cu prevederile noii Legi 214/2024, care reglementează utilizarea semnăturilor electronice în administrație, oferind instituțiilor un instrument sigur și conform pentru digitalizarea proceselor.
Colaborare între compartimente și transparență în administrație
Pornind de la nevoia funcționarilor publici de a lucra cât mai digitalizat, noul modul este gândit pentru a susține munca în echipă și pentru a crește transparența în interiorul instituției.
Compartimentele pot colabora în aceeași platformă, cu:
- trasee predefinite de semnare și aprobare între departamente;
- vizualizarea în timp real a stadiului fiecărui document;
- reducerea riscului de pierdere sau rătăcire a documentelor;
- arhivare digitală corelată cu fluxul de semnare.
Pentru conducere, aceasta se traduce prin control mai bun asupra proceselor, acces rapid la documente semnate și posibilitatea de a audita traseul unui document în orice moment.
Impact imediat pentru cele 1.200 de instituții care folosesc Regista
Primării, școli, spitale, direcții și servicii publice care utilizează deja Regista pot integra imediat noul modul eSemnătură în activitatea zilnică.
Beneficiile principale sunt:
- reducerea timpului de circulație a documentelor între compartimente;
- eliminarea dependenței de suportul de hârtie și a costurilor asociate (print, transport intern, arhivare fizică);
- creșterea nivelului de trasabilitate și responsabilitate în cadrul instituției;
- alinierea la cerințele legale actuale privind digitalizarea și protecția datelor.
Lansarea modulului eSemnătură consolidează poziția Regista ca platformă integrată de digitalizare pentru administrația publică și marchează un pas important către procese complet electronice, de la registratură până la semnare și arhivare.
