Imprimarea documentelor este în continuare o necesitate pentru companii

Inovaţiile tehnologice rapide au un impact enorm asupra spaţiului de lucru din birourile de astăzi. Raportul Office Insights din acest an, intocmit de compania Canon, explorează modul în care mediile digitale provoacă companiile să-şi gestioneze activitatea în mod diferit şi să-şi dezvolte afacerea.

Utilizând informaţiile de la 2.550 de interviuri din 24 de ţări, acest raport are scopul de a oferi informaţii despre schimbările curente privind practicile de lucru şi despre rolul jucat de tehnologie în schimbarea mediului de afaceri.

Cercetările au constatat că imprimarea documentelor este în continuare o necesitate pentru companiile de astăzi, deşi multe au început deja să investească în metode de procesare digitale pentru reducerea costurilor de imprimare.
Deoarece informaţiile sunt în centrul fiecărei companii, procesarea automatizată, precum digitalizarea documentelor pe hârtie şi aplicaţiile de flux de lucru, este din ce în ce mai prevalentă. În încercarea de a-şi proteja noile date electronice, companiile investesc mai mulţi bani în soluţiile de securitate IT necesare.

Pe lângă aceste provocări privind bugetarea, avântul dispozitivelor mobile şi soluţiile de stocare bazate pe cloud înseamnă că mai mulţi lucrători doresc să lucreze de la distanţă. Acest lucru prezintă propriile complicaţii, deoarece companiile se străduiesc să-şi dezvolte cadrul, cultura şi structura IT corecte, necesare pentru a le soluţiona. Cu această inovaţie remarcabilă, locul de muncă digital al viitorului în mod sigur începe să se contureze.

Detalii cheie:
– 36 % dintre profesioniştii din conducerea superioară consideră scanarea drept „crucială”
– 45 % dintre organizaţii vor investi în îmbunătăţirea fluxurilor de lucru pentru documente în următorii doi ani
– Analiştii din acest domeniu preconizează cheltuieli de 1 trilion $ pentru securitatea IT în 2018
– 93 % dintre respondenţi consideră că aplicaţiile cloud vor deveni norma.

Mai mult de două decenii, organizațiile au înțeles „costul real al imprimării” prin întocmirea de rapoarte cu privire la costul total de deținere (TCO) în derularea activităților și acționează în baza acestor date. În zilele noastre există instrumente excelente pentru a facilita această activitate. Cu toate acestea, asimilarea serviciilor de imprimare de bază (BPS) și serviciile gestionare documente (MDS) rămân la un nivel foarte redus. Peste jumătate (59%) dintre factorii de decizie admit că nu utilizează BPS și MDS pentru afacerile lor, în timp ce alți 10%, respectiv 13%, declară că nu sunt siguri că sunt utilizate sau nu știu sigur ce înseamnă BPS și MDS. În realitate, 5% dintre companiile din CEE declară că au un Sistem de gestionare a imprimării (MPS) și numai 12% au BPS. În timp ce BPS și MDS rămân aproape neutilizate în regiune, ne așteptăm să crească asimilarea acestor instrumente și a celor similare, deoarece se acordă o importanță crescută controlului cheltuielilor pentru imprimare.

Raportul evidentiaza de asemenea faptul ca numai 7% dintre întreprinderile din CEE au oprit utilizarea copiilor pe hârtie; și numai 7% se concentrează asupra opririi utilizării acestora în următoarele douăsprezece luni.

Întreprinderile din CEE consideră că pot câștiga timp prin intermediul rutinei de îndosariere, depozitare și transfer al documentelor. Mai mult, companiile din CEE consideră că automatizarea procesării documentelor poate reduce numărul erorilor din documente. Din nou, există un consens că un nivel ridicat de automatizare a documentelor companiei este inevitabil.

Totusi, doar 69% dintre companiile din CEE consideră că automatizarea procesării documentelor poate reduce numărul erorilor din documente.

Motivul este ușor de înțeles, deoarece majoritatea documentelor scanate sunt de natură fiscală, delicată sau sunt esențiale pentru derularea operațiunilor, astfel încât există un sens în afirmația că gestionarea documentelor ar fi un instrument util pentru acestea.

Pentru organizațiile de afaceri, cele două domenii esențiale de îngrijorare sunt:
1) necesitatea de a depozita în siguranță aceste documente și
2) necesitatea de a le expedia rapid către un terț.

Aceste îngrijorări relevă faptul că locul de muncă este în transformare. Întrucât digitalizarea devine tot mai rapidă, la fel se va întâmpla și cu schimbările metodelor de lucru și a vieții de zi cu zi din birou. Acestea fiind spuse, mai este de parcurs un drum lung până când majoritatea companiilor vor face aceste schimbări pentru toate documentele.

Cercetarea derulată pentru întocmirea acestui raport a arătat că securitatea reprezintă o îngrijorare majoră a întreprinderilor care funcționează în CEE. Cu toate acestea, în timp ce creșterea nivelului de securitate pentru corporații este o necesitate, tendința pare să nu se transpună în conștientizarea politicilor corporatiste pentru securitate. Curba hype pentru breșele de securitate din știri și rafala recentă de atacuri cibernetice asupra profilurilor, ca Wanna Cry și Petya, au dus la producerea unui nou val de investiții în securitatea IT. Aceasta a depășit explozia .com și pare să nu cunoască sfârșit.

În mai puțin de un deceniu, evoluțiile tehnologice au îmbunătățit exponențial productivitatea oamenilor, iar creșterea numărului de locuri de muncă s-a produs, în marea majoritate, în domenii care nici măcar nu existau în urmă cu 20 de ani, cum ar fi rețelele de socializare. Acestea fiind spuse, tehnologia rămâne cu mult înaintea realității din majoritatea birourilor. Mai sunt lucruri de făcut pentru a crea cadrul, cultura și infrastructura IT care sunt necesare pentru o adevărată securitate mobilă. Deși tabletele și smartphone-urile le permit oamenilor o conectivitate 24/7, majoritatea angajaților sunt legați în continuare de birou. Accesul la rețele este în continuare nesigur și foarte multe documente nu sunt încă în format electronic. Dar această stare de fapt se va schimba radical și rapid, revoluționând întreaga idee despre ceea ar trebui să reprezinte biroul în cadrul unui proces.

Concluzia raportului arata ca biroul viitorului poate avea mai puține persoane, dar cei prezenți vor conta mai mult decât niciodată. Mai mult decât orice, biroul trebuie să fie sigur pentru date. Datele sunt esențiale, iar factorii de decizie se dedică automatizării pe rând a proceselor lucrative, bazate pe ROI clare și măsurabile. Aceasta este legată definitiv de o avansare permanentă, bazată pe eficientizarea cheltuielilor și pe creșterea productivității. Acestea fiind spuse, investiția inițială în soluții este importantă, la fel fiind și capacitatea organizației de a se adapta la schimbare. De aceea, educarea utilizatorilor și accesul la resurse IT rămân de importanță majoră. De aceea, spațiul biroului trebuie să adopte tehnologii mobile și cloud pentru a obține economii repetabile și pentru a optimiza fluxul de lucru.